Standard Operating Procedure

Standard Operating Procedure

     SOP atau standard operating procedure adalah prosedur yang spesifik pada operasi bisnis tertentu yang menggambarkan aktivitas yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan tugas, terkait dengan aturan industri tertentu, kesesuaian dengan aturan hukum, atau standar eksekusi bisnis. Semua dokumen yang memuat instruksi “how to” dapat dikategorikan pada SOP.

Beberapa definisi lain terkait SOP antara lain : 

"merupakan dokumen yang memuat instruksi tertulis yang dibakukan tentang proses penyelenggaraan administrasi, memuat cara melakukan pekerjaan, waktu, tempat dan aktor yang berperan" (Insani, I., 2010), 

"merupakan pedoman atau acuan pelaksanaan tugas sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja suatu lembaga, berdasarkan indikator teknis, administrative dan prosedural." (Atmoko T., 2012).

      Kehadiran SOP untuk mendukung proses bisnis di suatu organisasi modern merupakan satu kebutuhan yang signifikan. Manfaat adanya SOP antara lain yaitu sebagai standarisasi cara kerja untuk menyelesaikan suatu tugas khusus dan mengurangi kesalahan serta kelalaian, membantu staff untuk lebih mandiri, memberikan akuntabilitas dan menyediakan ukuran standard kinerja pegawai (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008).

Tahapan penting penyusunan SOP adalah (Atmoko T., 2012): 

1. Analisis sistem dan prosedur kerja 

2. Analisis tugas yang meliputi :analisis tugas terkait, deskripsi tugas, spesifikasi tugas, penilaian tugas, dan pengukuran kerja. 

3. Analisis prosedur kerja. 

      Standard kebijakan yang akan dijadikan pedoman adalah ITIL, COBIT, ISO/IEC 38500, ISO/IEC 27001, CMMI, Balanced Scorecard dan Six Sigma. Pemilihan standard kebijakan tersebut didasari oleh pertimbangan bahwa: 

1. Standard kebijakan tersebut sudah banyak diadopsi oleh industri-industri terkemuka 

2. Standard kebijakan tersebut sudah memiliki pedoman standard, baik pedoman proses maupun pedoman penilaian mutu 

3. Mengacu pada satu standard saja dianggap belum memadai, karena kebutuhan atau ruang lingkup proses yang akan dicakup di suatu SOP seringkali tidak sama persis dengan ruang lingkup proses yang dicakup di suatu standard. 

Gambar 1. Contoh identifikasi role dari standard ISO/ICE 27001 dan ITIL

Kerangka Kerja Tata Kelola TI 

• ITIL : ITIL, atau IT Infrastructure Library , dikembangkan oleh Kantor Kabinet Inggris sebagai perpustakaan proses praktik terbaik untuk manajemen layanan TI. Diadopsi secara luas di seluruh dunia, ITIL didukung oleh ISO / IEC 20000: 2011, di mana sertifikasi independen dapat dicapai. 
• COBIT : Tujuan Kontrol untuk Teknologi Informasi dan Terkait (COBIT) adalah kerangka kerja kendali tata kelola TI yang membantu organisasi memenuhi tantangan bisnis saat ini di bidang kepatuhan terhadap peraturan, manajemen risiko, dan menyelaraskan strategi TI dengan tujuan organisasi. COBIT adalah kerangka kerja yang diakui secara internasional. Secara khusus, komponen Pedoman Manajemen COBIT berisi kerangka kerja untuk kontrol dan pengukuran TI dengan menyediakan alat untuk menilai dan mengukur kemampuan TI perusahaan untuk 37 proses COBIT yang diidentifikasi. 
• ISO/IEC 38500 : 2008 diterapkan untuk mengatur tata kelola proses serta keputusan yang terkait dengan layanan informasi dan komunikasi organisasi. ISO/IEC 35800 menerapkan 6 prinsip yaitu : Menetapkan tanggung jawab,Merencanakan dukungan terbaik untuk organisasi, Melakukan akuisisi dengan alasan yang jelas, Menjamin tingkat kinerja berada pada level tertentu, Menjamin ditaatinya aturan, Menjamin apresiasi terhadap factor manusia. 

Implementasi ISO/IEC 38500 mengharuskan organisasi menerapkan tata kelola TI dalam model yang berupa siklus evaluate-direct-monitor yaitu: 

1. Evaluate : mengevaluasi penggunaan TI sekarang dan yang akan datang

2. Direct : mengarahkan persiapan dan implementasi rencana dan kebijakan untuk menjamin bahwa penggunaan TI sesuai dengan kebutuhan bisnis 

3. Monitor : memantau kesesuaian pengelolaan TI denan kebijakan, dan kinerja TI sesuai dengan rencana semula.

• Balanced scorecard : menyediakan pedoman pengelolaan yang mengatur keberimbangan peningkatan pada 4 elemen yaitu keuangan, kepuasan konsumen, peningkatan proses bisnis internal, dan proses pembelajaran organisasi. Penerapan balanced scorecard pada layanan TI dapat diturunkan dari balanced scorecard bisnis/organisasi, dan dapat dibagi menjadi dua kategori yaitu [7] Balanced Scorecard IT development dan IT operations seperti pada gambar 3. Hal ini membantu organisasi mendefinisikan standard terpisah untuk layanan operasional TI dengan pengembangan TI. 
• Standard ISO/IEC 27001 : mendefinisikan ketentuan minimal untuk pelaksanaan change management sebagai berikut. Perubahan terhadap sumber informasi harus dikelola dan diesekusi sesuai dengan proses formal kontrol perubahan. Proses ini akan menjamin bahwa usulan perubahan direview, diotorisasi, diuji, diimplementasikan, dan diterapkan secara terkendali, dan menjamin bahwa status setiap perubahan proposal dimonitor. 
• Six Sigma : adalah metodologi yang dipergunakan untuk melakukan upaya perbaikan dan peningkatan proses yang berkesinambungan atau terus menerus (Continuous Improvement).SIX SIGMA berasal dari kata SIX yang berarti enam (6) dan SIGMA yang merupakan satuan dari Standard Deviasi yang juga dilambangkan dengan simbol σ, Six Sigma juga sering di simbolkan menjadi 6σ. Makin tinggi Sigma-nya, semakin baik pula kualitasnya. Dengan kata lain, semakin tinggi Sigma-nya semakin rendah pula tingkat kecacatan atau kegagalannya. Seperti Tabel konversi Sigma dibawah ini.
Strategi yang dilakukan oleh Six Sigma adalah :
1.Fokus terhadap Kepuasan dan Kebutuhan Pelanggan (Customer Focused)
2.Menurunkan tingkat kecacatan (Reduce Defect)
3.Berkisar di sekitar Pusat Target (Center around Target)
4.Menurunkan Variasi (Reduce Variation)

Tantangannya, bagi banyak organisasi, adalah membangun kerangka kerja yang terkoordinasi dan terintegrasi yang mengacu pada standar ini.